Win 8+ uur per week terug.
Automatiseer je administratie.

Ik help KMO’s en zelfstandigen in de Vlaamse Ardennen administratieve taken te automatiseren - zonder grote IT-projecten en met snelle resultaten.

1 Click Organized
  • Minder papierwerk
  • Minder fouten
  • Meer tijd voor het echte werk
  • Geen onnodige tools stapelen

Herken jij deze situatie?

Facturen moeten eruit. Projecten starten bijna. Maar eerst nog uren verzamelen, werkbonnen maken en verspreide info samenbrengen.

Wat kost deze manier van werken je écht?

  • Uren verliezen aan kopiëren en plakken
  • Informatie zoeken in mails, Excel en losse notities
  • Facturatie die vertraging oploopt
  • Projecten starten zonder volledige administratie
  • “We moeten hier dringend iets aan doen” — maar het blijft liggen
  • AI-tools zoals ChatGPT/Gemini helpen, maar ze integreren niet goed met de bestaande tools.

Stel je voor dat dit wél gestroomlijnd is ...

Urenregistraties automatisch verzameld. Werkbonnen gegenereerd in enkele klikken. Facturen klaar zonder manueel puzzelwerk.

  • Minder administratie, meer focus op groei
  • Automatisatie op maat van je huidige werkwijze
  • Integraties tussen tools (zonder extra complexiteit)
  • Overzicht en structuur in je volledige flow
  • AI-integratie waar het nuttig is

Voor wie is dit ideaal?

Vooral voor KMO's waar administratie "erbij komt" en daardoor blijft opstapelen. Als je jezelf hierin herkent, is de kans groot dat je snel impact ziet.

Je bent zaakvoerder of teamlead

  • Je zit ’s avonds nog achter je bureau
  • Je moet te veel “alles zelf checken”
  • Je wil meer overzicht zonder extra gedoe

Je werkt met versnippelde info

  • Mails + Excel + WhatsApp + losse notities
  • Manueel overtypen tussen tools
  • Fouten door dubbel werk

Wat je van mij mag verwachten

Focus
1 proces tegelijk
kleine scope = snel resultaat
Aanpak
simpel & bruikbaar
maximaal met wat je al hebt
Doel
meetbare winst
tijd, fouten of doorlooptijd

Doe de zelftest: waar zit jouw snelste winst?

Beantwoord een korte reeks vragen en krijg meteen een helder rapport met quick wins, tijdswinst en een eerste inschatting van je automatisatiepotentieel.

Start de zelftest

Je krijgt onmiddellijk resultaat in je browser. Geen voorbereiding nodig.

Voorbeelden van automatisatie

Hieronder demo-voorbeelden die illustreren hoe zo'n flow eruitziet. Tijdens een intake vertalen we dit naar jouw situatie en tools.

Leveranciersfactuur: van binnenkomst tot betaling

Waar je vaak tijd verliest

  • Factuur downloaden en opslaan uit e-mail 5 min
  • Factuur hernoemen en in juiste map zetten 3 min
  • Manueel registreren in boekhoudsoftware 10 min
  • Kostenplaats / projectcode opzoeken 5 min
  • Bestelbon (PO) opzoeken en controleren 7 min
  • Mailen + opvolgen voor ontbrekende info/PO 9 min
  • Correcties door ontbrekende of foute info 5 min
  • Betaling manueel voorbereiden en registreren 13 min
  • Archiveren in juiste map/structuur 3 min

Met workflow-automatisatie

  • Factuur automatisch ingelezen (OCR/AI) 0 min
  • Data automatisch uitgelezen en voorgesteld 0 min
  • Automatische PO-matching en afwijkingscheck 0 min
  • Kostenplaats voorgesteld op basis van historiek 1 min
  • Automatische goedkeuringsflow + reminders 0 min
  • Manager keurt goed via mobiel 1 min
  • Automatische boeking, betaling en archivering cashflow ↑
  • Tijdswinst per factuur -30 tot 60 min

Onboarding van een nieuwe medewerker

Waar je vaak tijd verliest

  • Gegevens manueel opvragen via e-mail 15 min
  • Ontbrekende info opnieuw opvragen +20 min
  • Contract manueel opstellen op basis van template 30 min
  • Contract heen en weer mailen voor handtekening +2 dagen
  • Gegevens manueel invoeren in payrollsysteem 20 min
  • IT-account aanvragen via aparte mail 10 min
  • Opvolgen of laptop en toegangen klaar zijn 15 min
  • Documenten manueel klasseren 10 min

Met één digitale HR-flow

  • Nieuwe medewerker vult digitaal formulier in 0 min HR
  • Automatische validatie van verplichte velden fouten ↓
  • Contract automatisch gegenereerd 5 min controle
  • Digitale handtekening geïntegreerd zelfde dag
  • Automatische synchronisatie met payroll 0 min
  • IT-workflow start automatisch (accounts + hardware) 0 min
  • Automatische archivering in personeelsdossier 0 min
  • Tijdswinst per onboarding −1,5 tot 2 uur

Ontdek het (tijdelijk) pilootprogramma

Neem deel aan het pilootprogramma en start aan een verlaagd tarief. Ideaal voor organisaties met een unieke uitdaging of sector. Samen automatiseren we één afgebakend proces en meten we de impact.

  • Start met één concreet proces
  • Duidelijke scope en afspraken vooraf
  • Verlaagd tarief in ruil voor feedback

Mijn aanpak voor administratieve automatisering

Automatiseren begint niet met "nieuwe software", maar met begrijpen waar jij vandaag tijd verliest. Ik werk in duidelijke stappen, pragmatisch en zonder overbodige complexiteit.

1. Intakegesprek

We starten met een persoonlijk gesprek. Waar loopt het vast? Wat gebeurt er manueel? Wat moet sneller of foutlozer?

  • Analyse van je administratieve workflow
  • Detecteren van dubbel werk en foutgevoelige stappen
  • Inzicht in quick wins en structurele verbeteringen

2. Concreet voorstel

Je krijgt een helder plan: wat automatiseren we, hoe, met welke tools en wat is de impact. Alles in mensentaal en met duidelijke scope.

  • Prioriteiten + stappenplan
  • Keuze: configuratie, integratie of klein maatwerk
  • Transparante inschatting van tijd & kost

3. Implementatie & opstart

Ik bouw/configureer, test met echte cases en zet het klaar zodat jij (en je team) meteen kan starten.

  • Configuratie van flows & automatisaties
  • Testfase en kwaliteitscheck
  • Praktische uitleg + kleine handleiding indien nodig
  • Evaluatie van AI-implementatie en inzet van tools zoals ChatGPT, Gemini indien nuttig voor automatisatie

4. Opvolging

Na oplevering kijk ik mee of alles vlot loopt. Waar nodig sturen we bij. Zo blijft het simpel én bruikbaar.

  • Evaluatie van tijdswinst
  • Bijsturen waar processen nog beter kunnen
  • Nieuwe stappen zodra je er klaar voor bent

Wat levert dit concreet op?

Minder manueel werk. Minder fouten. Meer overzicht. En vooral: meer tijd voor je kernactiviteiten.

Profielfoto

Over mij

Ik ben Dieter en help bedrijven om administratie te automatiseren en processen slimmer te laten lopen — maximaal gebruik makend van tools die je al hebt, en enkel maatwerk wanneer het echt nodig is.

Persoonlijk, maar professioneel

Bij Robic werk je rechtstreeks met mij. Dat betekent korte communicatielijnen, duidelijke afspraken en een persoonlijke aanpak.

  • Pragmatisch: eerst de grootste tijdlekken dichten
  • Simpel waar mogelijk: geen onnodige tools stapelen
  • Betrouwbaar: testen met echte cases, pas dan live
  • Focus: administratie, flows, integraties en automatisatie

Ik optimaliseer wat je al hebt

Vaak zit er al veel in je bestaande software, maar wordt het niet benut. Ik haal er eerst het maximum uit, vóór we iets nieuws toevoegen.

Integraties die passen in jouw omgeving

Waar nodig maak ik koppelingen tussen je tools zodat data automatisch doorstroomt (in plaats van manueel overtypen).

  • Automatische imports/exports
  • Documenten & e-mails automatiseren
  • Flows die fouten vermijden

Wil je samenwerken?

Ik start graag met een korte intake: snel zicht op je huidige flow en meteen de meest logische quick wins.

Tarief & regio

Transparante prijsafspraken

Je betaalt alleen wat je nodig hebt. Ik kies voor een tariefvorm die eerlijk en transparant is – uurtarief, vaste prijs of een combinatie.

  • Offerte vóór de start, geen onverwachte kosten
  • Optie voor vaste prijs per proces of project
  • Open en tijdige communicatie over tarieven
  • Optionele efficiëntie‑scan: een kort, afgebakend traject om direct verbeterpunten te vinden
  • Automatisaties: starten meestal als één klein project en kunnen later gemakkelijk doorgroeien

Tijdens de gratis intake bespreken we de scope. Na de afspraak, zodra alle details helder zijn, krijg je een realistische kosteninschatting toegestuurd.

Regio

Ik werk vooral in de Vlaamse Ardennen en rondliggende gemeenten:

  • Zottegem
  • Oudenaarde
  • Brakel
  • Geraardsbergen
  • Ronse
  • Zwalm
  • Horebeke
  • Maarkedal
  • Kluisbergen
  • Wortegem-Petegem
  • Kruisem
  • Lierde
  • Herzele
  • Sint-Lievens-Houtem
  • Oosterzele
  • Ninove
  • Gavere

Daarnaast ben ik ook actief in Gent en Brussel. Op afstand werken kan uiteraard ook.

Klaar om je administratie te automatiseren?

We bekijken samen waar we het meeste impact kunnen maken — en starten met één afgebakend proces.

Plan nu een gratis intakegesprek

Liever per e-mail? Stuur me gerust een bericht via info@robic.be.

Contact

Heb je een concrete vraag, wil je een flow bespreken of zoek je een sparringpartner? Laat iets weten.

Je gegevens worden enkel gebruikt om je vraag te beantwoorden. Je krijgt normaal binnen 1 werkdag een reactie.